Diktieren - Tipps und Tricks
Jede Sekretärin kennt das Problem: Die Diktierkassette, die für den Chef abgetippt werden soll, ist wieder einmal so dermaßen unverständlich, dass es mehr als nur lange dauert, sie fehlerfrei abzuschreiben. Nuscheln, Räuspern, Wiederholungen. All das gehört nicht auf eine Diktierkassette. Doch leider gibt es auch im Jahre 2013 immer noch Vorgesetzte, die nicht wissen, wie man richtig und angemessen diktiert. Grund genug für uns einen kleinen Artikel über das Thema Diktieren - Tipps und Tricks zu schreiben.
Als allererste, definitiv wichtigste Regel: Ruhe bewahren. Wer seine Diktierkassette hastig und unruhig bespricht, wird nie gute Abschriften davon bekommen. Versprecher, Stottern, zu schnelles Reden, all das beeinträchtigt die Qualität des Diktierten.Logischerweise wird davon auch die Qualität des letztlich abgetippten Textes beeinflusst. Wichtig ist daher: Jede Diktierkassette in Ruhe besprechen, und darauf achten, dass sich keine Diktierfehler einschleichen.
Gerade die falsche Annahme, je schneller die Diktierkassette besprochen wird, desto mehr Zeit wird gespart, ist falsch. Wer auch immer die Kassette danach abtippt, er wird wahrscheinlich mehr Zeit brauchen, um sämtliche Versprecher richtig zu deuten, als wie dies mit einer langsameren aber sauber besprochenen Kassette dauern würde. Daher gilt: Lieber langsamer besprechen. Dieser einfache Tipp wird bereits die Hälfte aller Diktierfehler vermeiden.
Diktieren und Fehler vermeiden
Weiterhin wichtig: Fehler richtig korrigieren. Die meisten Sprecher machen den Fehler, gesprochene Fehlsätze oder Wörter einfach im Nachhinein zu korrigieren. Wenn allerdings jede Korrektur einen eigenen Satz bekommt, wird die Diktierkassette bald zu einem undurchschaubaren Wirrwarr. Aus diesem Grund sollten Diktierfehler nicht im Nachhinein korrigiert werden. Besser ist die Kassette zurück zuspulen, der Fehler löschen, und dann neu besprochen. Diese einfache Methode erspart den abtippenden Personen viel Arbeit und gerade das zu oft vorkommende nachträgliche Verbessern eines Versprechers ist oft die Quelle für weitere Fehler.Ein weiteres beliebtes Problem beim Diktieren sind Anmerkungen an den Abtippenden. Zu oft werden diese Bemerkungen ohne jegliche Vorwarnung auf die Kassette gesprochen, und oftmals werden sie zusammen mit dem diktierten Text abgetippt. Bevor so eine Anmerkung auf die Kassette gesprochen wird, sollte in jedem Fall klargemacht werden, dass jetzt ein nicht zum Text gehörender Satz gesprochen wird, der dann natürlich auch nicht abgetippt werden braucht. Damit werden häufige Fehler vermieden, und die Zeit, die die Sekretärin zum Abtippen braucht, verringert sich drastisch.
Auch das Diktiergerät selbst ist oft eine unterschätze Fehlerquelle. Natürlich sollte es von guter Qualität sein, dennoch ist es kein Fehler, selbst gute Diktiergeräte von Zeit zu Zeit zu kontrollieren. Dazu genügt es, eine Diktierkassette zu bespielen, und sie danach selbst abzuhören. Falls das Diktierte unverständlich ist, Rauschen aufweist, oder sonstige Fehler beinhaltet, sollte entweder ein neues Diktiergerät angeschafft, oder aber das alte repariert werden.