Notion Datenbanken verknüpfen: Relations & Rollups für effizientes Projektmanagement

Updated at: 24/07/2025

Notion's power lies in its interconnected databases. This article explores how to leverage Relations and Rollups to supercharge your project management. Learn to link databases for seamless task tracking, resource allocation, and progress monitoring. Discover how these features create a dynamic, interconnected workspace, boosting efficiency and clarity within your projects. Unlock the true potential of Notion for collaborative project success!

Schritt-für-Schritt-Anleitung

  1. Projektdatenbank einrichten

    • Erstellung einer Projektdatenbank in Notion.
    • Name, Tags, Deadline, Status.
    • "Ausstehend", "In Arbeit", "Abgeschlossen", "Geplant", "Pausiert".
    • Erstellung einer Galerieansicht für die Projektdatenbank zur besseren Übersicht.
    Erstellung einer Galerieansicht für die Projektdatenbank zur besseren Übersicht. Erstellung einer Galerieansicht für die Projektdatenbank zur besseren Übersicht. Erstellung einer Galerieansicht für die Projektdatenbank zur besseren Übersicht. Erstellung einer Galerieansicht für die Projektdatenbank zur besseren Übersicht.
    Projektdatenbank einrichten

  2. Beispielprojekte und To-dos hinzufügen

    • Hinzufügen von Beispielprojekten mit Daten in die Projektdatenbank.
    • Hinzufügen von To-dos zur bestehenden To-do-Liste.
    Hinzufügen von To-dos zur bestehenden To-do-Liste. Hinzufügen von To-dos zur bestehenden To-do-Liste.
    Beispielprojekte und To-dos hinzufügen

  3. Datenbanken verknüpfen (Relations)

    • Eine neue Property "Projekt" in der To-do-Liste erstellen, die eine Relation zur Projektdatenbank herstellt. Wählen Sie, ob die Relation bidirektional (synchron) oder nur in eine Richtung (asynchron) sein soll.
    • Zuordnung der To-dos zu den jeweiligen Projekten über die Relation.
    Zuordnung der To-dos zu den jeweiligen Projekten über die Relation. Zuordnung der To-dos zu den jeweiligen Projekten über die Relation.
    Datenbanken verknüpfen (Relations)

  4. Informationen aus der To-do-Liste zusammenfassen (Rollups)

    • Erstellung eines Rollups in der Projektdatenbank, um Informationen aus der To-do-Liste zusammenzufassen. Beispielsweise die Anzahl der noch offenen To-dos pro Projekt anzeigen lassen.
    • Auswahl der Relation (To-dos), der Property (z.B. "Erledigt"), und der Aggregierungsfunktion (z.B. "Count", "Count all", "Sum", Prozentuale Darstellung).
    Konfiguration des Rollups: Auswahl der Relation (To-dos), der Property (z.B. "Erledigt"), und der Aggregierungsfunktion (z.B. "Count", "Count all", "Sum", Prozentuale Darstellung). Konfiguration des Rollups: Auswahl der Relation (To-dos), der Property (z.B. "Erledigt"), und der Aggregierungsfunktion (z.B. "Count", "Count all", "Sum", Prozentuale Darstellung).
    Informationen aus der To-do-Liste zusammenfassen (Rollups)

  5. Zusätzliche Rollups für erweiterte Analysen

    • Erstellung eines weiteren Rollups zur Anzeige der Projektlaufzeit (Differenz zwischen erstem und letztem Fälligkeitsdatum der To-dos).
    Erstellung eines weiteren Rollups zur Anzeige der Projektlaufzeit (Differenz zwischen erstem und letztem Fälligkeitsdatum der To-dos).
    Zusätzliche Rollups für erweiterte Analysen
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Tipps

  • Der Status kann als Selektionsmenü oder Checkbox angezeigt werden.
  • Relations ermöglichen die bidirektionale oder unidirektionale Verknüpfung von Datenbanken.
  • Rollups benötigen eine Relation und erlauben die Zusammenfassung von Informationen aus einer verbundenen Datenbank.
  • Verschiedene Aggregierungsfunktionen (Count, Sum, Prozentuale Darstellung, etc.) stehen für Rollups zur Verfügung.

Common Mistakes to Avoid

1. Falsche Relationstypenwahl

Grund: Die Wahl des falschen Relationstyps (z.B. viele-zu-viele statt viele-zu-eins) führt zu redundanten Daten und inkonsistenten Informationen.
Lösung: Wählen Sie den Relationstyp sorgfältig, basierend auf der tatsächlichen Beziehung zwischen den Datenbanken.

2. Übersehen von Rollup-Einschränkungen

Grund: Nichtbeachtung der Einschränkungen von Rollup-Feldern, wie z.B. die maximale Anzahl an aggregierten Einträgen, führt zu fehlerhaften Berechnungen oder Abstürzen.
Lösung: Überprüfen Sie die Eigenschaften der Rollup-Felder und passen Sie die Datenbankstruktur entsprechend an.

3. Unzureichende Datenstrukturplanung

Grund: Eine schlecht geplante Datenbankstruktur macht das Verknüpfen von Datenbanken und die Verwendung von Relations und Rollups kompliziert und ineffizient.
Lösung: Planen Sie die Datenbankstruktur sorgfältig, bevor Sie mit dem Verknüpfen beginnen, und definieren Sie klare Beziehungen zwischen den einzelnen Datenbanken.

FAQs

Was ist der Unterschied zwischen Relations und Rollups?
Relations verknüpfen Datenbanken, sodass man Einträge aus einer Datenbank in einer anderen sehen kann (z.B. Aufgaben mit Projekten). Rollups fassen Daten aus verknüpften Datenbanken zusammen (z.B. die Gesamtanzahl der Aufgaben eines Projekts).
Kann ich mehr als zwei Datenbanken miteinander verknüpfen?
Ja, Notion erlaubt es, mehrere Datenbanken in einer Kette zu verknüpfen. Eine Datenbank kann mit mehreren anderen Datenbanken verbunden sein, was komplexe Beziehungen ermöglicht.
Wie vermeide ich Fehler beim Verknüpfen von Datenbanken?
Achten Sie auf eindeutige Datenbank-Bezeichner (z.B. eindeutige IDs) und wählen Sie die richtige Beziehung (z.B. Einer-zu-Viele). Testen Sie Ihre Verknüpfungen gründlich nach dem Einrichten.