Diktiersoftware für die Auftragsbearbeitung - Sinnvoll oder nicht?!

Um Auftragsarbeiten am PC schreiben zu können, gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten. Bei der konventionellen Methode tippt man den Text mit einer Tastatur. Das dauert im Vergleich zum Sprechen jedoch mitunter länger und kann fehlerhaft sein - besonders dann, wenn der Schreiber unter Zeitdruck steht oder das Schreiben an der Tastatur nicht ausreichend gelernt hat. Häufig fehlt es dann auch an der benötigten Tippgeschwindigkeit.

Wesentlich schneller und besser funktioniert es in der Regel mit einer Diktiersoftware. Dabei spricht man die Auftragsarbeit lediglich über ein Mikrophon ein und die Worte werden von der Software automatisch in eine Textform umgewandelt.

Das Verfassen benötigt vergleichsweise weniger Zeit und auch unerfahrene User können die Programme benutzen. Am Schluss muss der Verfasser dann nur noch einmal den fertigen Text Korrektur lesen und kann ihn direkt abspeichern oder ausdrucken.

Besonders clever ist die Nutzung einer Diktiersoftware im Zusammenhang mit anderen Programmen. So können beispielsweise im geschäftlichen Alltag Angebote, Lieferscheine, Rechnungen und Gutschriften damit erstellt werden. Hochwertige Anwendungen zur Auftragsbearbeitung - wie man bei dem verlinkten Anbieter schön sehen kann, werden durch eine Diktiersoftware klar aufgewertet. Aber ist eine Diktiersoftware wirklich immer für das Verfassen solcher Arbeiten geeignet und erleichtert sie auch den Umgang mit dem Computer?

Diktiersoftware - Installieren, Einstellen, Loslegen!

Das Prinzip der Diktierprogramme ist relativ einfach. Nach der Installation wird eine Abstimmung von Mikrophon und der Stimme des Users vorgenommen. Dabei ermöglichen viele Programme mittlerweile das Anlegen verschiedener Benutzer-Profile mit ihren individuellen Sprachmustern. Die Software kann dabei anhand eines eingesprochenen Beispieltextes Merkmale wie die Geschwindigkeit, die Tonlage und die Betonungen selbst abspeichern und diese dann beim Laden eines Profils abrufen, um die einzelnen Wörter beim Diktieren besser erkennen zu können.

Nach der Einrichtung kann man dann auch schon loslegen. Meistens sogar mit so ziemlich jedem Mikrophone und es gibt zum Einsprechen noch weitere interessante Hilfsmittel. Es gibt bereits Diktiersoftware`s, welche das Diktieren von Texten per Smartphone oder Tablet-PC ermöglichen. Über eine extra App lässt sich dabei eine Verbindung mit dem eigentlichen Computer herstellen und dann die Texte einsprechen oder ablesen - wie bei einem normalen Telefonat. Aber auch das Erzeugen einer Audio-Datei ist bei einigen Programmen schon möglich. Die Software liest die Datei dann hinterher aus und schreibt den Text, als wenn er direkt diktiert worden wäre.

Diktiersoftware ist auf Lernfähigkeit ausgelegt!

Diktierprogramme sind in der Regel mit einem Standartvokabular ausgestattet, welches das Erkennen und Umwandeln von den regulären Wörtern ermöglichen soll. Allerdings fehlen bei solchen standardisierten Wörterbüchern viele Begriffe aus der Umgangssprache oder aus Spezialgebieten. Zum Beispiel können die Programme oft nicht Fachbegriffe aus der Medizin oder der Linguistik erkennen. Aus diesem Grund bieten die Entwickler hochwertiger Diktierprogramme meistens einen von zwei Services an.

Entweder ermöglichen sie das Herunterladen zusätzlicher Wörterbücher, welche dann von Fachleuten erstellt wurden, um die gängigsten Vokabeln zu speziellen Fachgebieten nachzuliefern oder die Programme sind von Haus aus mit einer Lernfunktion ausgestattet. Dabei können die Benutzer dann selbst Wörter einsprechen und auch die entsprechende Schreibweise dazu eintippen, um die Wörterbücher zu erweitern. Die Software merkt sich dann die Erweiterungen und kann diese zukünftig umsetzen.

Neben dem Aufnehmen und Umwandeln von Sprache zu Text gibt es übrigens auch die Möglichkeit, geschriebene Texte von dem Programm vorlesen zu lassen. Diese Funktion ist unter anderem dafür gedacht, den Benutzern bei der Korrektur einer Auftragsarbeit zu helfen. Denn während sich geschriebene Fehler auch überlesen lassen, können vorgelesene Fehler leichter erkannt und dann manuell korrigiert werden. Darüber hinaus ist die Möglichkeit des Vorlesens im Vergleich zum eigenen Lesen eventuell schneller, sodass man sowohl beim Diktieren als auch beim Korrigieren der Auftragsarbeit Zeit und Mühe spart.

Um das Sortiment an Funktionen zu erweitern, dienen viele Diktierprogramme mittlerweile sogar nicht nur zum Verfassen von Texten, sondern übernehmen auch die Funktion einer Sprachsteuerung. So kann man dem Programm einzelne Sprachkommandos beibringen, mit denen sich der Computer auch aus der Entfernung bedienen lässt. Unter anderem kann man Texte so per e-Mail verschicken, ausdrucken oder auch direkt einen Computer herunterfahren. Aber auch nicht textbezogene Befehle wie das Abspielen von Musik oder das Öffnen bestimmter Programme ist einstellbar, falls gewünscht.

Fazit zur Diktiersoftware für die Auftragsbearbeitung

Diktierprogramme sind eine Erleichterung beim Verfassen von wichtigen Texten wie zum Beispiel einer Auftragsarbeit, da sich der Aufwand durch die Programme wesentlich reduziert. Der Verfasser kann ganz normal sprechen (oder ablesen), braucht keine Ausbildung im Schnellschreiben und kann sich den Text bequem vorlesen lassen, um ihn zu korrigieren. Außerdem sind die Programme oft erweiterbar, was gerade beim Verfassen von fachspezifischen Texten hilfreich ist.

Des weiteren bieten die Programme eine Flexibilität, die man mit einer Tastatur nicht unbedingt hat. Denn beispielsweise mit einem kabellosen Headset oder einer Smartphone-Funktion kann man sich auch mit anderen Aufgaben beschäftigen und muss nicht direkt vor dem PC sitzen, um an seinem Text zu bearbeiten. Selbst das Diktieren von Texten, und das spätere Abspielen der Aufnahme ist möglich, weshalb die Verfasser auch unterwegs ihre Dokumente einsprechen können.

Darum sind Diktierprogramme eine Erleichterung für die Menschen, die viele Arbeiten verfassen müssen oder möchten und dabei auf eine erleichtere Handhabung und einen schnelleren Ablauf zurückgreifen wollen.